PRIVACYBELEID

Privacyverklaring

De Belgische Federatie van Voedselbanken en haar aangesloten Voedselbanken respecteert uw privacy. In het licht van de nieuwe Europese reglementering inzake bescherming van persoonsgegevens die op 25 mei 2018 van kracht wordt, willen wij iedereen die wij contacteren voor onze werking en onze fondsenwerving informeren over hoe wij hun persoonsgegevens gebruiken. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kan u ons steeds contacteren.

1. Wat zijn “persoonsgegevens”, wat betekent “verwerking van persoonsgegevens” en wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

Onder “verwerking van persoonsgegevens” verstaan we elke bewerking van persoonsgegevens, zoals onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de fondsenwerving is De Belgische Federatie van Voedselbanken (vzw), gevestigd te Glasgowstraat, 18 te 1070 Brussel (Anderlecht), en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0435443886. De functionaris voor de gegevensbescherming (in het Engels, “Data Protection Officer” of “DPO”) van De Belgische Federatie van Voedselbanken kan gecontacteerd worden via info@foodbanks.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij:

2.A. In het kader van onze fondsenwervingscampagnes?

Wij verwerken:

  1. contactgegevens (naam, adres, aanspreektitel, geslacht);

  2. e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie ons wordt bezorgd) en persoonlijke voorkeuren van alle personen die ons een gift overmaken of interesse tonen voor onze activiteiten (tenzij men dat niet wenst, zie punt 5);

  3. voor welke fondsenwervingscampagnes of activiteiten we iemand contacteerden;

  4. informatie over ontvangen giften (datum, bedrag, rekeningnummer, eventuele domiciliëring, enz.) en de afhandeling ervan (de historiek van uw giften en eventueel informatie nodig voor het bezorgen van fiscale attesten).

Deze informatie gebruiken we voor toekomstige fondsenwervingsacties.

Wij kunnen ook andere informatie verwerken die u ons spontaan zou bezorgen, zoals uw feedback over onze organisatie of over bepaalde van onze activiteiten of campagnes.

Soms huren we adresbestanden van derde partijen voor een specifieke fondsenwervingscampagne. In dat geval gebruiken we de persoonsgegevens enkel voor die campagne en worden uw gegevens alleen opgeslagen als u een gift doet ten gevolge van die campagne.

2.B. Van onze medewerkers en vrijwilligers?

Wij verwerken:

  1. alle informatie die nodig is voor het opstellen van de contracten (zoals naam, adres, aanspreektitel, geslacht, …);

  2. e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie ons wordt bezorgd) en persoonlijke voorkeuren (tenzij men dat niet wenst, zie punt 5);

  3. voor welke activiteiten die personen werden ingezet en hun vergoeding;

Deze informatie gebruiken we voor de organisatie van onze activiteiten en statistische doeleinden.

Wij kunnen ook andere informatie verwerken die u ons spontaan zou bezorgen, zoals uw feedback over onze organisatie of over bepaalde van onze activiteiten of campagnes.

2.C. Van de personen die door onze organisatie geholpen worden (begunstigden)?

Wij verwerken:

  1. contactgegevens (zoals naam, adres, aanspreektitel, geslacht, …);

  2. e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie ons wordt bezorgd) en persoonlijke voorkeuren (tenzij men dat niet wenst, zie punt 5);

  3. de hulp die we deze personen aanbieden;

Deze informatie gebruiken we voor het optimaal ondersteunen van de betrokkenen en statistische doeleinden.

Wij kunnen ook andere informatie verwerken die u ons spontaan zou bezorgen, zoals uw feedback over onze organisatie of over bepaalde van onze activiteiten of campagnes.



3. Waarvoor en hoe gebruiken wij persoonsgegevens?

3.A. Gegevens vrijwilligers en medewerkers.

Uw gegevens worden verwerkt in het kader van onze administratieve verplichtingen, voor de praktische organisatie van onze activiteiten en voor statistische doeleinden. In het kader van onze samenwerking contacteren wij u in principe via gewone post of per telefoon (tenzij u zich inschreef op de bel-me-niet-meer-lijst). Wij kunnen u ook via elektronische post contacteren indien u ons daarvoor voorafgaand expliciet de toestemming geeft.

3.B. Gegevens begunstigden.

Uw gegevens worden verwerkt om de voedselverdeling zo optimaal mogelijk te organiseren en voor statistische doeleinden. In het kader van onze activiteiten contacteren wij u in principe via gewone post of per telefoon (tenzij u zich inschreef op de bel-me-niet-meer-lijst). Wij kunnen u ook via elektronische post contacteren indien u ons daarvoor voorafgaand expliciet de toestemming geeft.

3.C. Gegevens schenkers van giften.

 Uw gegevens worden enkel verwerkt om u te informeren over onze activiteiten en over wat wij met uw giften doen, voor fondsenwerving, en voor de administratieve afhandeling van uw gift - inclusief het eventueel bezorgen van het fiscaal attest. In het kader van fondsenwervingscampagnes contacteren wij u in principe via gewone post of telefonische oproepen (tenzij u zich inschreef op de bel-me-niet-meer-lijst). Wij kunnen u ook via elektronische post contacteren indien u ons daarvoor voorafgaand expliciet de toestemming geeft.

Zonder dat u ons de nodige persoonsgegevens bezorgt, bijvoorbeeld door het invullen van een formulier of op enige andere wijze, kan uw gift en/of het bezorgen van een fiscaal attest niet correct behandeld worden.

Soms schrijven wij voor fondsenwervingscampagnes enkel personen aan op basis van specifieke profielen, zoals de gifthistoriek, de leeftijd of persoonlijke voorkeuren.

De verwerking van uw gegevens voor verdere fondsenwervingscampagnes is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van De Belgische Federatie van Voedselbanken vermits het voor de financiering van goede doelen nodig is om aan fondsenwerving te doen; dit bevordert de non-profit doelstellingen van onze organisatie. Nadat u een gift heeft gedaan aan onze organisatie, worden uw gegevens voor de correcte afhandeling van deze gift (registratie, verwerking, fiscaal attest, eventuele domiciliëring) gebruikt op basis van de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst, evenals op basis van ons gerechtvaardigd belang om de gift op correcte wijze te verwerken.

4. Gebruiken wij dienstverleners voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens van onze medewerkers, vrijwilligers en begunstigden gebeurt binnen onze organisatie. Wij maken hiervoor ook gebruik van dienstverleners als een sociaal secretariaat. Wij zien erop toe dat de dienstverleners op wie wij een beroep doen de nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen voor een veilige en correcte verwerking van uw gegevens en dat zij hun verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving nakomen.

 Voor de verwerking van persoonsgegevens van onze schenkers maken wij gebruik van dienstverleners die uw gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken (zogenaamde “verwerkers”). Wij zien erop toe dat de dienstverleners op wie wij een beroep doen de nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen voor een veilige en correcte verwerking van uw gegevens en dat zij hun verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving nakomen.

Uw gegevens worden namens onze organisatie verwerkt door Direct Social Communications NV (Victor Rauterstraat 33, 1070 Brussel, KBO 0427.917.874 – “DSC”). DSC is een dienstverlener die gespecialiseerd is in het helpen van goede doelen bij hun communicatie en fondsenwerving. DSC bewaart uw gegevens namens onze organisatie en organiseert ook onze fondsenwervingscampagnes en de opvolging ervan. DSC zorgt er ook voor dat uw gegevens up-to-date blijven. DSC doet voor de productie van sommige fondsenwervingscampagnes beroep op een leverancier in de Verenigde Staten, die hiervoor gecertificeerd is onder het Privacy Shield.

Uw gegevens kunnen eveneens worden doorgegeven aan derden buiten onze organisatie wanneer dat nodig is voor de behandeling van uw gift en/of de fiscale gevolgen ervan (bijvoorbeeld banken en de fiscale overheid voor het overhandigen van fiscale attesten) of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn.

5. Wat zijn uw rechten en hoe kan u die uitoefenen?

Indien uw persoonsgegevens in onze databank worden verwerkt onder onze verantwoordelijkheid, kan u deze inkijken of laten verbeteren. U kan ze ook laten verwijderen; in dit geval bewaren we enkel uw naam en adres zodat we kunnen bijhouden dat u niet meer gecontacteerd wil worden. U kan zich ook verzetten tegen een verwerking of vragen deze te beperken. Voorts kan u binnen de wettelijke voorwaarden vragen uw gegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm.

U kan uw rechten uitoefenen door het sturen van een brief met een kopie van uw identiteitsbewijs of van een ander stuk dat uw identiteit bewijst, naar het bovengenoemd adres, of via e-mail aan : info@foodbanks.be.

U heeft met betrekking tot de verwerking van uw gegevens eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, met zetel te B-1000 Brussel, Drukpersstraat 35, via een brief naar dit adres of via e-mail naar commission@privacycommission.be.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

6.A. Van onze personeelsleden, vrijwilligers en begunstigden.

We bewaren de gegevens tot 10 jaar na het einde van onze samenwerking of nadat u door onze organisatie werd geholpen (of langer indien wettelijk verplicht volgens de wetgeving).

Wij zullen de gegevens natuurlijk niet langer gebruiken indien u ons laat weten dat u dat niet meer wenst. Gegevens m.b.t. arbeids- of vrijwilligerscontracten zullen minimaal bijgehouden worden zo lang als wettelijk vereist is.

6.B. Voor fondsenwerving.

 Indien wij u als potentieel donateur aanschrijven en u doet geen gift, worden uw gegevens niet verder door ons verwerkt. Indien u ons een gift heeft gedaan, verwerken wij uw gegevens verder voor onze fondsenwerving. We bewaren de gegevens tot 10 jaar na uw laatste gift of nadat u op enige andere wijze actief uw interesse in onze organisatie heeft getoond (of langer indien wettelijk verplicht volgens de fiscale wetgeving).

 Wij zullen de gegevens natuurlijk niet langer gebruiken indien u ons laat weten dat u dat niet meer wenst. Gegevens m.b.t. de uitreiking van fiscale attesten zullen minimaal bijgehouden worden zo lang als wettelijk vereist is.

7. Hoe bekwamen wij uw contactgegevens?

7.A. Personeelsleden en vrijwilligers.

Wij bekwamen uw gegevens voor het beheer van uw arbeids- of vrijwilligerscontract en onze contacten.

7.B. Begunstigden.
Wij bekwamen uw gegevens via de informatie die u ons bezorgde bij uw inschrijving bij één van onze Voedselbanken.

7.B. Fondsenwerving.

Wij bekwamen uw contactgegevens doordat:

  • u in het verleden reeds een gift heeft gedaan voor onze organisatie en daarom werd opgenomen in ons bestand; of

  • u op enige wijze heeft aangegeven dat u door ons gecontacteerd wenst te worden (bijvoorbeeld via het invullen van een formulier op onze website of op een evenement of manifestatie); of

  • u reeds een gift heeft gedaan voor een andere non-profit organisatie die eveneens aan fondsenwerving doet voor de behartiging van haar goede doelen en die daarvoor ook gebruik maakt van onze dienstverlener DSC (zie ook punt 8 hieronder); of

  • uw gegevens voor een specifieke fondsenwervingscampagne werden gehuurd van een derde voor eenmalig gebruik. Verdere gegevens over de betrokken derde kunnen op eenvoudige aanvraag bij onze dienstverlener DSC worden bekomen.

8. Geven wij uw persoonsgegevens door aan derden?

8.A. Van personeelsleden, vrijwilligers en derden?
Uw gegevens worden enkel gebruikt voor de activiteiten van onze organisatie en niet gedeeld met derden, tenzij in het kader van onze wettelijke verplichtingen.

8.B. Van schenkers aan andere non-profit organisaties?

Non-profit organisaties kunnen hun doelen waarvoor ze werden opgericht enkel realiseren mits de nodige middelen. Daarom rekenen we op vrijgevige giften van bedrijven, van organisaties en privépersonen. Het is voor non-profit organisaties zoals de onze dan ook belangrijk om een zo ruim mogelijk doelpubliek te betrekken bij de realisatie van onze doelen en onze fondsenwervingscampagnes.

Wanneer u een gift rechtstreeks heeft overgemaakt aan de Belgische Federatie van Voedselbanken via onze website of via overschrijving op onze zichtrekening BE48 7333 7333 3327 of aan één van onze Voedselbanken, worden uw gegevens geregistreerd in onze databank maar niet doorgegeven aan derden.

Wanneer u een gift heeft gedaan op onze zichtrekening BE57 0012 3161 2535 naar aanleiding van een fondsenwervingsbrief die u namens de Belgische Federatie van Voedselbanken ontving, worden uw naam, adres, aanspreektitel, geslacht en giftgegevens daarom verstrekt aan DSC. DSC verwerkt deze gegevens als verantwoordelijke in haar eigen bestand teneinde haar toe te laten om deze gegevens te laten gebruiken door andere non-profit organisaties voor dezelfde doeleinden als waarvoor onze organisatie die gebruikt en zoals hiervoor omschreven. De lijst met de betrokken organisaties kan worden opgevraagd bij DSC. Zo komt het dat u ook door andere non-profit organisaties kan gecontacteerd worden om u te informeren over hun projecten en over gelijkaardige mogelijkheden om een gift te doen voor hun goede doelen.

Het doorgeven van deze gegevens aan DSC en de andere non-profit organisaties is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van onze organisatie en van andere non-profit organisaties die zich inzetten voor goede doelen, dat erin bestaat om onze organisatie en die andere non-profitorganisaties van fondsen te kunnen voorzien ter behartiging van onze projecten. De gegevens worden bewaard door DSC tot 10 jaar nadat u één van de betrokken organisaties voor het laatst een gift heeft gedaan.

Indien u of derden (bijvoorbeeld uw bank of bPost) wijzigingen in uw persoonsgegevens meedeelt, worden deze doorgevoerd in ons bestand en in het bestand van DSC. DSC doet voor het produceren van sommige fondsenwervingscampagnes beroep op een leverancier in de Verenigde Staten, die hiervoor gecertificeerd is onder het Privacy Shield. Ook ten overstaan van DSC kan u uw rechten zoals vermeld in punt 5 hierboven, uitoefenen.

DSC zal uw gegevens niet langer in haar eigen bestand verwerken voor de in dit punt 8 beschreven doeleinden indien u laat weten dat u dat niet meer wenst door contact op te nemen met DSC via een brief gericht aan “Direct Social Communications nv, Dienst Donateurs, Victor Rauterstraat 33 – 1070 Brussel” of via een email aan donateurs@dsc.be met een kopie van uw identiteitsbewijs of van een ander stuk dat uw identiteit bewijst.

Het volledige privacybeleid van DSC kan worden geconsulteerd op www.dsc.be. De functionaris voor de gegevensbescherming (in het Engels, “Data Protection Officer” of “DPO”) van DSC kan gecontacteerd worden via dpo@dsc.be.



* * *